Dk hugbúnaður fagnar 25 ára afmæli nú í ár og er með ýmislegt í farvatninu til að fagna þeim tímamótum. Undanfarinn aldarfjórðung hefur dk selt einn vinsælasta viðskiptahugbúnað landsins en um er að ræða alhliða viðskipta- og upplýsingakerfi sem er þróað á Íslandi fyrir íslenskar aðstæður. dk hugbúnaður er leiðandi á sviði viðskiptahugbúnaðar fyrir minni og meðalstór fyrirtæki að sögn Margrétar Sveinbjörnsdóttur, sviðsstjóra sölu- og markaðssviðs dk.

„Fyrirtæki sem nota dk viðskiptahugbúnaðinn eru úr flestum atvinnugreinum og eru nú um sjö þúsund talsins og fjölgar jafnt og þétt. Það er mjög auðvelt að taka kerfið í notkun og það kemur nánast að fullu uppsett með leiðbeiningum. Með kerfinu fylgja uppsett fyrirtækjaform en hvert fyrirtækjaform inniheldur tilbúinn bókhaldslykil með tengingum við undirkerfi, uppsettan rekstrar- og efnahagsreikning ásamt sundurliðunum og sjóðstreymi.“

Vöruframboð dk hugbúnaðar inniheldur meðal annars bókhaldskerfi, framleiðslukerfi, innkaupa- og birgðakerfi, afgreiðslukerfi fyrir verslanir og veitingahús, launakerfi, stimpilklukkukerfi, verkbókhaldskerfi, vefþjónustur, félaga-, styrkja- og sjóðaumsýslukerfi og skattframtalskerfi. „Auk þess má nefna dk One sem eru léttar lausnir sem má sækja í App Store og Google Play, svo sem sölukerfi, verkskráningarkerfi, samþykktarkerfi, kostnaðarskráningu og greiningarkerfi/mælaborð.“

Öflug hýsingardeild veitir viðskiptavinum öryggi

Margrét segir dk bjóða upp á heildarlausn í hýsingarþjónustu. Fyrirtækið rekur stóra og mikla skýjaþjónustu undir nafninu dk Vistun og er leiðandi á því sviði. „Rúmlega sex þúsund viðskiptavinir nýta sér hýsingu og skýjalausnir dk fyrir rétt rúmlega 30 þúsund fyrirtæki. Þessi þjónusta hefur vaxið mjög mikið síðan árið 2007 þegar hýsingarþjónustan var stofnuð.“

Hún segir öryggi viðskiptavina vel tryggt og að allur vélbúnaður dk sem og kerfissalur uppfylli ströngustu kröfur um gagnatengingar, varaaflsstöðvar, aðgangsstýringar og vírusvarnir auk þess sem bruna- og vatnslekavarnir séu uppfylltar og er sólarhringsvakt á kerfunum. „dk sér um alla afritun gagna og uppfærslu hugbúnaðar sem tryggir aukið rekstraröryggi fyrir fyrirtæki. Auk þess veitir skýið hjá dk viðskiptavinum aukið frelsi því þeir geta nálgast upplýsingar sínar úr dk viðskiptahugbúnaðinum hvaðan sem er úr heiminum sem skapar tvímælalaust hagræði. Skýjalausn dk hentar jafnt PC- sem Mac-notendum.“

Spennandi nýjungar

dk One smáforritið hefur verið vinsæl lausn og er ætlað fyrir þá notendur sem eru mikið á ferðinni og vilja geta nýtt nýjustu tækni. dk One er bæði veflausn og smáforrit en smáforritin eru fáanleg í App Store fyrir Apple-tæki og Google Play fyrir Android-tæki. „Með dk One smáforritinu er hægt að nýta nýjustu tækni til að einfalda vinnu við bókhald, sölu, samþykktir reikninga, kostnaðarskráningu, verkbókhaldsskráningu og skýrslugerð.“

Á haustmánuðum kom uppfærsla á dk One. „Þá komu inn tvær nýjungar sem tengjast lánardrottnakerfinu. Önnur þeirra er dk One samþykktir, sem er einföld leið til að samþykkja reikninga og hin er dk One kostnaður sem er þægileg leið til kostnaðarskráningar.“

Með dk One samþykktum er hægt að samþykkja reikninga sem hafa verið settir inn í samþykktarkerfi dk viðskiptahugbúnaðar. „Þannig sparast mikill tími við skráningu og utanumhald reikninga. Með dk One kostnaði er hægt að taka myndir af fylgiskjölum og senda beint í bókhaldið. Einnig er hægt að hlaða inn öðrum skjölum og skrá inn sem reikning.“

Kerfið er einföld og fljótleg leið fyrir kostnaðarskráningu í bókhaldskerfi að sögn Margrétar. „Skjölin færast beint inn í dk bókhaldskerfið sem færir allt á rétta lykla. Þannig sparast mikill tími við bókun á reikningum. Reikningurinn kemur strax í bókhaldið og hægt er að skila inn frumriti reiknings eftir þörfum.“

Einfaldar vinnu við jafnlaunavottun

Jafnlaunagreining er dæmi um nýlega viðbót hjá dk hugbúnaði, þar með talinn innlestur grunngagna frá notendum vegna jafnlaunagreiningar. „Þessi gögn eru síðan unnin saman við launagögn og reiknaðir út ýmsir þættir sem tengjast jafnlaunagreiningu, til dæmis stig fyrir persónubundna þætti og einstök störf.“ Einnig er reiknaður út launamunur kynja út frá þeim forsendum sem eru gefnar. „Upplýsingarnar eru síðan hluti af þeim gögnum sem þarf að skila til að öðlast jafnlaunavottun sem veitt er af þar til bærum aðilum.“

Að sögn Margrétar einfaldar kerfið alla vinnu við jafnlaunavottun og sparar fyrirtækjum dýrmætan tíma sem fer í þessa vinnu sem er alla jafna mjög tímafrek. „Kerfið er því mikið hagræði fyrir fyrirtæki og ávinningurinn mikill fyrir viðskiptavini dk að nýta sér jafnlaunagreininguna og fá aðstoð í ferlinu frá ráðgjöfum okkar.“

Nýlega hefur innbyggða hjálpin í kerfinu verið endurskrifuð og fleiri hjálpargluggum (Wizard) hefur verið bætt við kerfið. „Nú er einnig möguleiki á að lesa rafræn fylgiskjöl í töflu í stað þess að vera með þau á gagnadrifi.“

Samfélagsleg ábyrgð

dk hugbúnaður hefur skrifað undir viljayfirlýsingu um innleiðingu Heimsmarkmiða Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun og er fyrirtækið meðvitað um samfélagslega ábyrgð sína gagnvart fólki og umhverfinu. „Megináhersla dk er á stafræn viðskipti og tækni þar sem fyrirtækið getur haft jákvæð áhrif og stuðlað að góðum lausnum fyrir viðskiptavini sína. Nýlega þróaði dk lausn með Endurvinnslunni þar sem í stað kortafgreiðslukassa er viðskiptavinum boðið að sækja app og fá skilagjaldið greitt í gegnum símann. Á talningarmiðanum er QR-kóði sem er skannaður og skilagjaldið er millifært inn á reikning.“

Mikil hagræðing með aukinni sjálfvirkni

Með rafrænum reikningum skila upplýsingar sér hratt á milli kerfa og villuhætta minnkar auk þess sem fjárstreymi verður skilvirkara í alla staði. „Meðhöndlun rafrænna reikninga tekur að meðaltali þrjá daga á meðan meðhöndlun pappírsreikninga tekur að meðaltali 15 daga og er því um 80 prósenta hagræðingu að ræða. Það gefur augaleið hversu mikill ávinningur þetta er fyrir umhverfið og kolefnissporið.“

Hún segir fyrirtækið leggja mikla áherslu á meiri sjálfvirkni í kerfinu og rafræn samskipti inn og út úr því. „Þar koma smáforritin og veflausnir sterkar inn og það má segja að þær lausnir séu framlenging á bókhaldskerfið. Þessar lausnir eru mikil hagræðing í rekstri og starfsemi fyrirtækja og starfsmenn dk veita aðstoð við úttekt á þörfum fyrirtækja og ráðleggja meðal annars við rafræn viðskipti, tæknilausnir og jafnlaunagreiningu. Fyrirtækið er gagnadrifið og aðstoðar viðskiptavini með snjöllum tæknilausnum að takast á við gagnadrifnari og sjálfbærari framtíð.

Samstarf við Promennt

Við höfum átt í árangursríku samstarfi við Promennt sem er að eflast.“ dk hefur um árabil haldið námskeið þar sem starfsmenn dk kenna viðskiptavinum á kerfið. Staðnámskeiðin hafa hingað til verið haldin í húsakynnum dk hugbúnaðar í Turninum í Kópavogi ásamt því að úrval námskeiða í fjarkennslu er í boði rafrænt. „Nú í byrjun árs hóf dk samstarf við Promennt svo að staðnámskeiðin verða framvegis haldin í kennslustofum Promennt í Skeifunni 11b. Kennarar námskeiðanna verða líkt og áður starfsmenn dk hugbúnaðar en allt utanumhald og skipulag er nú í höndum Promennt sem býður upp á fyrsta flokks aðstöðu og aðbúnað til kennslunnar. Fyrstu námskeiðin hafa nú þegar verið haldin og fer skráning fram á heimasíðu Promennt.“