Fyrstu skrefin í dk

Starfsfólk dk hugbúnaðar ehf. býður þig velkominn í vaxandi hóp notenda dk viðskiptahugbúnaðar.
Við óskum þér gæfu og velfarnaðar í starfi og vonum að dk eigi eftir að reynast þér vel.

dk býður upp á mikið af leiðbeiningar- og hjálparefni sem aðstoðar nýja notendur við að koma sér af stað í kerfinu sjá hér.

Haldin eru reglulega námskeið í hinum ýmsu kerfiseiningum dk sjá hér.

Það er afar einfalt að taka dk í notkun. Hér fyrir neðan má skoða efni sem lýsir í stuttu máli fyrstu skrefunum í dk.

Innskráning í dk

Hjá þeim notendum sem eru í Vistun dk eru mjög góðar leiðbeiningar á heimasíðunni okkar, sem sýna uppsetningu á dk á auðveldan hátt.  Þegar Remote aðgangur að Vistun er komin upp  skráir notandinn sig inn svo dk kerfið opnist.

Innskráningargluggi

Til að ræsa dk viðskiptahugbúnað þarf að skrá sig inn með notendanafni og lykilorði ef við á.

Þegar notandi hefur skráð sig inn í kerfið, birtist fyrirtækið og valmyndin sem honum er ætlað að nota. Þeir sem hafa aðgang að fleiru en einu fyrirtæki geta skipt um fyrirtæki með því að fara í Grunnur – Opna fyrirtæki í tækjastiku kerfis.

Umhverfi dk

Um leið og notendaupplýsingar hafa verið skráðar inn opnast dk umhverfið.  Notandi hefur möguleika á að aðlaga útlit kerfisins að sínum þörfum, t.d. að breyta bakgrunnslit, hvort gluggar opnist sem fastir flipar, eða fljótandi gluggar, mismunandi staðsetningu aðalvalmyndar, ásamt fleiri möguleikum. Allar þessar stillingar eru aðgengilegar undir Grunnur/Útlit

Notandi getur einnig nýtt sér „Mínar Aðgerðir“ en þar er hægt að festa þær aðgerðir sem notandinn notar helst.  „Mínar Aðgerðir“ birtast bæði í Aðalvalmyndinni og Tækjastikunni. En til þess að virkja „Mínar Aðgerðir“ þarf einungis að hægri smella á viðkomandi atriði í aðalvalmynd og velja „bæta við í mínar aðgerðir“.  Þá bætist við lítið hjarta í aðalvalmynd og nýr flipi Í tækjastiku sem heldur utan um þær aðgerðir sem notandi velur í mínar aðgerðir. Til að fjarlægja úr mínum aðgerðum er hægri smellt á eininguna og valið að „fjarlægja úr mínum aðgerðum“.  Hafa ber í huga að „Mínar Aðgerðir“ eru ekki sýnilegar í eldri „fljótandi valmyndinni“.

Aðalvalmynd

Í fjölda ára hefur aðalvalmynd dk verið lítill gluggi sem opnast hefur fyrir miðjum glugga dk.  Nú með nýrra útliti þá er aðalvalmyndin orðin föst, en val er um að hafa valmyndina staðsetta vinstra eða hægra megin, en hver notandi hefur val um hvoru megin valmyndin er staðsett í sínu kerfi.  Valmyndin er áfram eins uppbyggð.  Í vinstri hluta kerfis birtast þær einingar sem notandi hefur í sínu leyfi, en hægri hlutinn inniheldur þá kerfishluta sem fylgja viðkomandi einingu.
Formið á valmyndinni er eins og tré og fylgir almennum Windows staðli um trjástýringar.  Með því að smella með músinni á + eða – táknið sem er fyrir framan einstakan lið í trénu þá opnast sýn á undirliði.  Eins má tvísmella á eininguna sjálfa eða nota vinstri eða hægri ör á lyklaborðinu.  Notast er við músina til að smella á kerfishluta valmyndar eða lyklaborð með því að slá á undirstrikaðan bókstaf, t.d. F fyrir Fjárhag og svo er hægt að nota örvar á lyklaborði til að fara á milli kerfishluta viðkomandi einingar.

Tækjastika

Tækjastikan er öflugt og notendavænt tól fyrir notendur því hún inniheldur allar helstu flýtiaðgerðir fyrir það kerfi/töflu sem verið er að vinna með hverju sinni. Þannig breytist hluti af tækjastikunni í hvert skipti sem nýr gluggi/tafla í dk verður virkur og sýnir þannig helstu flýtilykla viðkomandi kerfis.  Hver notandi hefur valmöguleika um hvernig tækjastikan birtist, hvort hún sé breið eða mjó, birtist einnig á undirgluggum eða ekki, en eins og með aðalvalmyndina er þetta stillt undir Grunnur/Útlit.

Almennt um fyrirtæki í dk

Þegar notandi opnar dk í fyrsta skipti er oftast búið að stofna fyrirtæki fyrir hann til að vinna í.  Þá eru þar uppsettir bókhaldslyklar og einföldustu tengingar við skuldunauta, lánardrottna og birgðir.  Þetta dugar til að hægt sé að færa bókhald.

Fyrirtæki stofnað

Þegar fyrirtæki er stofnað í dk er valið úr nokkrum mismunandi bókhaldslyklum sem falla að mismunandi starfsemi.  Má þar nefna almennt þjónustufyrirtæki (langalgengasti lykillinn), útgerð, félagasamtök o.fl.  Notandi þarf síðan sjálfur að stofna skuldunauta, lánardrottna, vörur o.þ.h. — einnig þarf að setja upp nokkra hluti í sölukerfi eigi að nota það.  Hér á eftir er farið í helstu kerfiseiningar og sýndar aðferðir til að stofna, breyta og eyða færslum.  Gott er að hafa í huga að það eru alltaf notaðar sömu aðferðir við stofnum og viðhald á færslum óháð kerfiseiningum.

Kerfiseiningar

dk Viðskiptahugbúnaður býður upp á fjölmargar kerfiseiningar allt eftir þörfum hvers og eins fyrirtækis. Hér er farið yfir helstu kerfiseiningar dk og hvernig þær eru teknar í notkun.

Fjárhagur

Í Fjárhag er meðal annars hægt að nálgast skráningu í dagbók, rafræn virðisaukaskattskil, ársreikning  ásamt hinum ýmsu skýrslum og uppflettingum.  Þungamiðja fjárhagskerfisins eru hins vegar bókhaldslyklar fjárhags.  Með bókhaldslyklunum er haldið  utan um allar fjárhagshreyfingar fyrirtækis.  Mikilvægt er að vanda við uppbyggingu bókhaldslykilsins þegar í upphafi og skipuleggja hann vel til að auðvelt sé að lesa út úr honum upplýsingar. Dk hefur unnið þá vinnu fyrir þig því kerfið býður upp á val á fyrirfram skilgreindum bókhaldslyklasettum.

Bókhaldslyklar

Þegar bókhaldslyklar eru stofnaðir þá eru nokkur atriði sem hafa ber í huga:

  • Númeraröð ræður því hvernig bókhaldslyklar raðast upp í skjámyndum og skýrslum.  Númerin eru því notuð til að raða lyklunum saman og flokka þá upp.
  • Fyrirtæki stækka oft með tímanum og ýmislegt breytist. Til að hægt sé að takast á við breytta þörf í uppbyggingu bókhaldslykilsins þarf að skilja eftir sömu rými í lyklinum. Þetta er best gert með því að láta lykilinn enda alltaf á sömu tölu, t.d. núlli og hafa jafnt númerabil milli þeirra t.d. 10 (dæmi tekjulyklar gætu númerast 1010, 1020, 1030 o.s.frv.). Jafnframt getur verið gott að skilja eftir meira rými milli kafla (sundurliðunarkafla)
  • Bókhaldslyklar flokkast annars vegar í rekstrarlykla og hins vegar í efnahagslykla. Rekstrarlyklar flokkast síðan í „rekstrartekjur, rekstrargjöld, fjármagnsliði, og aðra rekstrarliði“. Efnahagslyklar flokkast í „eignir, fastafjármuni, veltufjármuni, skuldir og eigið fé, langtímaskuldir og skammtímaskuldir“.

Til að stofna nýjan bókhaldslykil eða breyta bókhaldslykli veljum við frá aðalvalmynd fjárhags „Bókhaldslyklar“.  Þá er hægt að ýta á INS ný takkann ef stofna á nýjan bókhaldslykil. Flipaskjámynd bókhaldslykils inniheldur alltaf þrjá flipa, Almennt, Samtölur og Skýrslur. Fleiri flipar geta verið t.d. ef notandi er með víddir eða gjaldmiðla í sínu dk leyfi.

Einnig er hægt að afrita bókhaldslykil sem til er fyrir með því að velja það úr F5 valmynd eða nota flýtileiðina ALT+INSERT. Þá er best að finna bókhaldslykil sem er svipað uppsettur og sá bókhaldslykill sem þarf að stofna, og þá haldast allar stillingar réttar, einungis ætti að þurfa að breyta númeri og lýsingu bókhaldslykils. Ef verið er að breyta færslu er ýtt  á Enter takka á viðkomandi bókhaldslykli.

Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Skuldunautar

Í skuldunautakerfinu er haldið utan um skuldunauta fyrirtækis. Einingin inniheldur hinar ýmsu skýrslur og uppflettingar ásamt  afstemmingum, dráttarvaxtaútreikningi og reikningsyfirlitum.  Skuldunautakerfið veitir góða yfirsýn yfir útistandandi skuldir, hvaða viðskipti hafa átt sér stað og greiðslusögu. Markmiðið með skuldunautakerfi í dk er að auðvelda þeim sem eiga viðskipti við marga aðila að halda utan um viðskiptasögu hvers og eins skuldunautar.

Undir Skuldunautar – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast skuldunautum. Sumar töflurnar koma uppsettar, t.d. greiðslumátar og skilmálar, en aðrar koma tómar, s.s. flokkar, en þar er hægt að stofna t.d. flokka sem hægt er að sundurliða skuldunauta í.  Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast,  ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem bókunarflokka, því sú tafla segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða til í skuldunautakerfinu bókast á.  Einnig er alltaf mælt með að fara yfir þá möguleika sem er að finna undir „Almennar Stillingar“

Stofna skuldunaut

Að stofna nýjan skuldunaut er gert með INS ný takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur a.m.k 4 flipa, Almennt, Sala Greiðslur, Sendingarmátar.

Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvern skuldunaut:

  • Númer – einkvænt númer, oftast sama og kennitala en án bandstriks
  • Nafn – Heiti skuldunauts
  • Kennitala – kemur sjálfkrafa inn ef númerið er kennitala
  • Bókunarflokkur – Tengir skuldunaut við fjárhag.

Aðrar upplýsingar s.s. flokkur, merking, sími, netfang, afsláttur, greiðsluskilmálar er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.

Sjálfgefnar forsendur

Hægt er að setja inn sjálfgefnar forsendur á skuldunautaspjald þannig að allir skuldunautar stofnist með sömu eiginleikum, t.d. sömu greiðsluskilmálum og sendingarmátum. Við bendum á að hafa samband við þjónustudeild dk til að fá aðstoð með slíka uppsetningu.F5 valmynd er aðgerðarhnappur þar sem hægt er að nálgast ýmsar aðgerðir sem nýtast í skuldunautakerfinu, svo sem að skrá vörumóttakendur, minnisbók (CTRL+M), upplýsingatré (CTRL+T), skoða hreyfingar (CTRL+R) skuldunauta, skýrslu yfir mánaðarsamtölur o.ý.fl.

Hægt er að stofna skuldunauta út frá Excel innlestri, en þjónustudeild dk veitir frekar upplýsingar og aðstoð varðandi slíkan innlestur.

Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Lánardrottnar

Í lánardrottnakerfinu er fylgst með viðskiptum við lánardrottna fyrirtækisins. Hægt er að skrá inn reikninga , greiða reikninga, afstemmingu ásamt margs konar uppflettingum og skýrslum.

Undir lánardrottnar – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast lánardrottnum. Þessar töflur koma uppsettar með dk, en þó er nauðsynlegt fyrir alla notendur að skoða þær og athuga hvort uppsetning á þeim henti þörfum þeirra. Einnig er alltaf mælt með að fara yfir þá möguleika sem er að finna undir „Almennar Stillingar“

Stofna lánardrottna

Að stofna nýjan lánardrottinn er gert með INS ný takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur a.m.k. 3 flipa, Almennt, Innkaup, Greiðslur. Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvern lánardrottinn:

  • Númer – einkvænt númer, oftast sama og kennitala en án bandstriks
  • Nafn – Heiti lánardrottins
  • Kennitala – kemur sjálfkrafa inn ef númerið er kennitala
  • Bókunarflokkur – Tengir skuldunaut við fjárhag.

Aðrar upplýsingar s.s. flokkur, merking, sími, netfang, vsk. númer, greiðsluskilmálar er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.

Sjálfgefnar forsendur

Hægt er að setja inn sjálfgefnar forsendur lánardrottnaspjald þannig að allir  lánardrottnar stofnist með sömu eiginleikum, t.d. sömu greiðsluskilmálum. Við bendum á að hafa samband við þjónustudeild dk til að fá aðstoð með slíka uppsetningu.F5 valmynd er aðgerðarhnappur þar sem hægt er að nálgast ýmsar aðgerðir sem nýtast í lánardrottnakerfinu, svo sem minnisbók (CTRL+M), upplýsingatré (CTRL+T), skoða hreyfingar (CTRL+R) lánardrottins, skýrslu yfir mánaðarsamtölur ásamt ýmsu fleiru.

Lesa inn með Excel

Hægt er að stofna lánardrottna út frá Excel innlestri, en þjónustudeild dk veitir frekar upplýsingar og aðstoð varðandi slíkan innlestur.

Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Birgðakerfi (Vörur)

Í birgðakerfinu er haldið utan um allar vörur og þjónustu sem seldar eru í fyrirtækinu.  Einnig er þar að finna birgðaskráningu, verðbreytingavinnslur ásamt uppflettingum og skýrslum.

Undir Birgðir – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast birgðakerfinu. Sumar töflurnar koma uppsettar, t.d. einingar, en aðrar koma tómar, s.s. vöruflokkar, en þar er hægt að stofna flokka sem hægt er að sundurliða vörurnar í.  Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast, ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem bókunarflokka, því sú tafla segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða til í birgðakerfinu bókast á.  Einnig er alltaf mælt með að fara yfir þá möguleika sem er að finna undir „Almennar Stillingar“

Stofna vörur

Að stofna nýja vöru er gert með INS ný takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur a.m.k. 4 flipa, Almennt, Sala, Innkaup, Verð. Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hverja vöru:

  • Vörunúmer – Skrá má allt að 20 stafa langt vörunúmer, en það má vera blanda af tölustöfum og bókstöfum.
  • Vörulýsing – Hér er skráð grunnlýsing vörunnar, allt af 40 stafir.
  • Tegund vöru – dk getur unnið með ýmsar tegundar af vörum, svo sem lagervaraþjónustavinnatækiuppskrifthótelgistinggistináttagjaldog leiga. Það er talsverður eðlismunur á þessum vörutegundum en það kemur til út af þeim fjölda eininga sem dk býður upp á.
  • VSK flokkar – á flipanum „Sala“ þarf að skrá virðisaukaskattsflokk sem kerfið notar við vörusölu og á flipanum „Innkaup“ þarf að skrá virðisaukaskattsflokk sem kerfið notar við vöruinnkaup.
  • Bókunarflokkur – Á flipanum „Sala“ þarf að skrá bókunarflokk sem kerfið notar við flutning á sölu yfir í fjárhag og á flipanum „Innkaup“ þarf að skrá bókunarflokk sem kerfið notar við flutning á vöruinnkaupum yfir í fjárhag.  Mjög mikilvægt er að fara yfir þessa bókunarflokka undir „Uppsetning“ upp á að réttir bókhaldslyklar séu valdir.

Aðrar upplýsingar s.s. einingakóði, vöruflokkur, birgðamódel, afslættir o.fl. er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.

Á flipanum „Verð“ eru settar inn upplýsingar um verð vörunnar og verðútreikning.  Hægt er að hafa allt að 3 útsöluverð en það er virkjað undir „Almennar stillingar“.

Hægt er að nota ALT+INSERT til að afrita vörunúmer sem til er fyrir.

Aðgerðarhnappur F5

F5 valmynd er aðgerðarhnappur þar sem hægt er að nálgast ýmsar aðgerðir sem nýtast í birgðakerfinu, svo sem minnisbók (CTRL+M), upplýsingatré (CTRL+T), skoða hreyfingar (CTRL+R) vöru, , tengja birgja við vöru ásamt ýmsu fleiru.

Hægt er að stofna vörur út frá Excel innlestri, en þjónustudeild dk veitir frekar upplýsingar og aðstoð varðandi slíkan innlestur.

Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Launakerfi

Í launakerfinu er haldið utan um launþega félagsins ásamt launaútreikningi og möguleikanum að senda rafrænar skilagreinar.

Undir Laun – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast launakerfinu. Sumar töflurnar koma uppsettar, t.d. grunntöflur fyrir stéttarfélög og lífeyrissjóð, banka o.fl.  Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast, ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem launaár, staðgreiðsluforsendur og rafræna innheimtuaðila.  Einnig er alltaf mælt með að fara yfir þá möguleika sem er að finna undir „Almennar Stillingar“

Launaálfur

Til að stofna launþega er nú hægt að nýta sér “Launaálfinn”, með því að smella á CTRL+INSERT eða smella á “stofna launþega” í tækjastikunni.  Þá opnast gluggi þar sem farið er yfir öll helstu atriði sem skrá þarf inn til að stofna launþega. Fyrst eru settar inn almennar upplýsingar s.s. nafn, kennitala og heimilisfang. Næst eru settar inn banka- og orlofsupplýsingar, þar á eftir er sett inn forsendur fyrir persónuafslátt, svo lífeyrissjóð og stéttarfélag, launatafla, og að lokum sýnir álfurinn samantekt á þeim upplýsingum sem skráðar voru inn og til að staðfesta þá skráningu er smellt á hnappinn “Ljúka”.  Þá stofnast launþeginn, en álfurinn býður upp á að fara strax í að stofna annan launþega eða hætta alveg í skráningu. Við nýskráningu er ekki þörf á að setja inn allar upplýsingar inn í launaálfinn, það er hægt að bæta við eftirá.  Í álfinum er einnig hægt að breyta skráningu á launþega sem þegar var búið að stofna.

Áfram verður hægt að stofna launþega með INS ný takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu eins og hefur verið, en þá birtist launaálfurinn ekki.

Aðgerðarhnappur F5

  • F5 valmynd er aðgerðarhnappur þar sem hægt er að nálgast ýmsar aðgerðir sem nýtast í launakerfinu, svo sem minnisbók (CTRL+M), upplýsingatré (CTRL+T), prenta eldri launaseðla ásamt ýmsu fleiru. Gott er að nýta sér launaálfinn  til að skrá, upphæð persónuafsláttar, lífeyrissjóði, og stéttarfélög á launþega, en einnig er hægt að nýta F5 valmynd og upplýsingatréð í það.

Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Verkbókhaldskerfi

Í verkbókhaldskerfinu er hægt að stofna verk, halda utan um tíma- og kostnaðarskráningar starfsmanna, fletta upp verkhreyfingum og hinum ýmsu tegundum af skýrslum ásamt því að útbúa verkreikninga.

Undir Verk – Uppsetning er hægt að viðhalda töflum sem tengjast Verkkerfinu. Langflestar töflurnar koma tómar, s.s. verkflokkar, verkþættir, verkliðir, verktaxtar o.fl., en þar geta notendur stofnað hina ýmsu þætti/taxta sem nýtast í verkerfinu.  Gott er fyrir notendur að fara yfir töflurnar, stofna þær aðgerðir sem notandi þarfnast, ásamt því að fara yfir uppsettar töflur svo sem bókunarflokka, því sú tafla segir til um á hvaða bókhaldslykla færslur sem verða til bókast á í fjárhagnum. Einnig er alltaf mælt með að fara yfir þá möguleika sem er að finna undir „Almennar Stillingar“

Stofna nýtt verk

Að stofna nýtt verk er gert með INS ný takkanum á skjánum eða nota INSERT takkann á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur a.m.k. 2 flipa, Almennt, Reikningagerð. Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvert verk:

  • Númer – Skrá má allt að 12 stafa langt vörunúmer, en það má vera blanda af tölustöfum og bókstöfum. Einnig er hægt að láta kerfið stofna sjálfkrafa verknúmer.
  • Verkheiti – Hér er skráð heiti verksins.
  • Greiðandi – Sá sem greiðir fyrir verkið er skilgreindur hér og þarf að vera til sem skuldunautur.
  • Tegund verks – dk getur unnið með 4 tegundar af verki, svo sem reikningsverkinnanhúsverkþjónustuverkeða tilboðsverk.
  • Staða verks – Verk getur verið Ekki hafiðÍ vinnsluí biðLokiðeða tilbúið.
  • Útskuldunarmáti – Hér þarf að velja hvort reikningagerð sé mánaðarlegaeða óreglulegavið verklokóútskuldað eða í ábyrgð.

Aðrar upplýsingar s.s. verkflokkur, verkþáttur, tengiliður, afsláttur o.fl. er frjálst að skrá inn og í sumum tilfellum skráir kerfið sjálft inn sjálfgefið gildi.

Reikningagerð

Á flipanum Reikningagerð eru settar inn forsendur fyrir það hvernig upplýsingar safnast saman á reikningi þegar hann er gerður.

Hægt er að nota ALT+INSERT til að afrita verk sem til er fyrir.

F5 valmynd er aðgerðarhnappur þar sem hægt er að nálgast ýmsar aðgerðir sem nýtast í verkkerfinu, svo sem prenta verkbeiðni, minnisbók (CTRL+M), upplýsingatré (CTRL+T), skoða hreyfingar (CTRL+R) verks, tíma og kostnaðarskráning ásamt ýmsu fleiru.

Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Sölukerfi

Í sölukerfinu er hægt að búa til sölureikninga, . Grunnurinn fyrir sölukerfið er að búið sé að stofna skuldunauta og vörur.  Staðlað reikningsútlit kemur á sölureikninga en hægt er að aðlaga það að þörfum notanda, t.d. að setja inn logo o.fl. og aðstoðar þjónustudeild dk með slíkar breytingar. Við mælum með að fara yfir „Almennar Stillingar“ til að fara yfir þá valkosti og stillingar sem í boði eru fyrir sölukerfið.

Nýr sölureikningur

Til að búa til sölureikning er smellt á „Sölureikningur“ og þá opnast tómur sölureikningur, valinn er skuldunautur og þá birtast upplýsingar út frá skuldunautaspjaldi sem settar hafa verið þar inn, s.s. heimilisfang, kennitala, greiðslumáti og eindagi myndast út frá greiðsluskilmálum. Velja þarf sölumann, en einnig er hægt að stilla það á notanda að sölumaður komi sjálfkrafa.  Á flipanum „Vörumóttakandi“ er hægt að velja vörumóttakanda ef það á við.  Í flipanum „Textar“ er hægt að skrifa inn í skýringartexta 1 og/eða 2 og þá birtist sá texti á reikningnum.  Á flipanum „Ýmislegt“ er hægt að bæta við viðhengi sem fer með sölureikningnum. Svo er vörunúmer valið og þá myndast lína með vörunúmeri og lýsingu, verð kemur frá vöruspjaldi, annars er hægt að handslá því inn, ásamt afslætti ef við á.  Hægt er að setja inn eins mörg vörunúmer og þörf er á.  Þegar reikningur er klár er hann uppfærður með því að smella á F7 hnappinn eða á lyklaborðinu.  Reikningur sendist með þeim hætti sem valið er á skuldunautaspjaldinu, hvort hann prentist út, sendist með tölvupósti eða sendist rafrænt í gegnum skeytamiðlum.

Prentun ofl.

Í F5 valmynd eru ýmsir möguleikar sem vert er að vita ef, t.d. hægt að skoða sýnishorn reiknings áður en hann er uppfærður, útbúa reikning út frá sölupöntun eða tilboði ef það er í leyfi notanda, afrita reikning, bakfæra reikning o.y.fl.  Þegar reikningur er uppfærður þá stofnast hann undir Uppflettingar – prentaðir reikningar.  Ef reikningur er ekki kláraður strax þá geymist hann undir óprentaðir reikninga ef það er valið.

Ef smellt er á hlekkinn hér þá er hægt að sjá hvaða kerfishlutar fylgja   Sölukerfinu og þær viðbætur sem í boði eru. Endilega hafið samband við söludeild dk fyrir nánari upplýsingar um viðbætur.

Sölumaður

Til að stofna sölumann þarf starfsmaður að vera til (Almennt-Umsjón-Starfsmenn).  Í möppunni „Sölumenn“, er farið í töfluna „Sölumenn“, þar smellt á INS ný hnappinn eða INSERT á lyklaborðinu.  Þá birtist skjámynd sem inniheldur flipann, Almennt. Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvern sölumann:

  • Númer – númer sölumanns, getur verið allt að 12 stafir, númer að bókstafir
  • Starfsmaður – velja þarf starfsmann úr starfsmannatöflunni
  • Nafn á reikningi – nafn sem birtist á sölureikningi.

Önnur atriði eru valkvæm, svo sem að tengja birgðageymslu við sölumann, að leyfa sölumanni að breyta eindaga og tengja ákveðna verðskrá við sölumann.

Starfsmenn

Undir Almennt – Umsjón er tafla sem heldur utan um starfsmenn fyrirtækisins. Sú tafla heldur utan um grunnskráningu starfsmanna. Nýr starfsmaður er stofnaður með því að smella á INS ný hnappinn eða INSERT á lyklaborðinu. Þá birtist skjámynd sem inniheldur flipann Almennt.

Skráning starfsmanna

Eftirfarandi atriði er nauðsynlegt að skrá fyrir hvern launþega:

  • Númer – einkvænt númer, oftast sama og kennitala en án bandstriks
  • Nafn – Heiti launþega
  • Kennitala – kemur sjálfkrafa inn ef númerið er kennitala

Á starfsmannaspjaldi er hægt að breyta stöðu launþega, hvort viðkomandi sé virkur, óvirkur eða hættur.

Upplýsingatré

Upplýsingatré er aðgengilegt í öllum einingum dk, í bókhaldslyklum í fjárhag, skuldunautaspjaldilánardrottnaspjaldivöruspjaldiverklaunþega.  Upplýsingatréð getur verið mjög gagnlegt því það dregur saman hinar ýmsu upplýsingar um þann aðila/vöru/verk/lánardrottinn sem valinn er þegar smellt er á tréð.

Upplýsingatréð er aðgengilegt í F5 valmynd hverrar einingu en einnig er hægt að nota flýtileiðina CTRL+T til að opna tréð.

Virkni upplýsingatrés

Hér koma nokkur dæmi um virkni Upplýsingatrés:

  • Þegar verið er að bóka í dagbók í fjárhag og búið er að velja bókhaldslykil er hægt að smella á CTRL+Tog sjá þá allar hreyfingar á völdu bókhaldstímabili á viðkomandi bókhaldslykli/skuldunaut/lánardrottni.
  • Í sölureikningi þegar búið er að velja skuldunaut þá er hægt að smella á CTRL+Tog þá koma upp upplýsingar t.d. um hvaða vörur viðkomandi hefur keypt, afslætti, hreyfingar ofl. Sama gildir um vörunúmer þegar það hefur verið valið þá er hægt að smella á CTRL+T og fá sambærilegar upplýsingar út frá vöruspjaldi vöru.
  • Að sjálfsögðu er svo hægt að kalla fram upplýsingatré á hverri einingu, t.d. á verki, á skuldunaut, á lánardrottni o.s.frv.

Minnisbók

Minnisbókin er aðgengileg í öllum einingum dk, í bókhaldslyklum í fjárhagskuldunautaspjaldilánardrottnaspjaldivöruspjaldiverkstarfsmanni/launþegafyrirtæki.  Hægt er að skrá upplýsingar í minnisbók og kalla þær fram þegar við á.  Minnisbók opnast sem gluggi, og hægt er að hafa marga flipa með mismunandi upplýsingum.

Minnisbókin er aðgengileg í F5 valmynd hverrar einingar en einnig er hægt að nota flýtileiðina CTRL+M til að fá fram minnisbókina.

Virkni Minnisbókar

Hér koma nokkur dæmi um virkni Minnisbókar;

  • Á skuldunautaspjaldi er hægt að smella á CTRL+Mog skrá niður upplýsingar í minnisbók.  Hægt er að láta minnisbókina birtast þegar sölureikningur er gerður á viðkomandi skuldunaut.
  • Ef notandi er með mörg fyrirtæki er hægt að skrá í minnisbók og láta hana birtast um leið og farið er inn í valið fyrirtæki
  • Hægt er að skrá upplýsingar í minnisbók launþega og láta það birtast í launaútreikningi.