Undanfarin misseri hefur talsvert borið á fyrirspurnum til okkar hjá dk hugbúnaði ehf. vegna forms fylgiskjala í bókhaldi. Algengt er orðið að menn telji að nóg sé að hafa fylgiskjöl vistuð á tölvutæku formi sem pdf skjal eða mynd. Þar sem þessar spurningar eru orðnar talsvert algengar sendum við bréf til Ríkisskattstjóra (RSK) varðandi þetta atriði. Efnislega var bréfið á þessa leið: Er nóg að taka myndir af frumriti fylgiskjala og vista í tölvukerfi fyrirtækis og sleppa því að geyma gögn á pappír? Í stuttu máli var svar RSK á þá leið að þetta sé ekki heimilt. Ef vitnað er í bréf Kristjáns Gunnarssonar hjá RSK skrifaði hann eftirfarandi:
„Færa skal bókhald eftir frumriti gagna á pappír sé ekki um rafræna reikninga að ræða úr kerfi sem uppfyllir reglugerð nr. 505/2013, um rafræna reikninga, rafrænt bókhald, o.fl.
Í sjálfu sér kann að vera í lagi að einhver viðhafi það vinnulag að færa sjálft bókhaldið eftir ljósmyndum af reikningum á pappír, að því tilskildu að frumrit reikninganna (pappír) séu fylgiskjalamerkt og varðveitt í samræmi við lög nr. 145/1994, um bókhald.“
Samkvæmt þessu ber að nota frumrit eins og gefið er út af seljanda. Talsvert fjárhagslegt tjón getur skapast af því að fara ekki eftir lögum 145/1994 þar sem heimild RSK til að hafna fylgiskjölum er mikil og þannig mega starfsmenn ríkisskattstjóra hafna fylgiskjölum sem ekki uppfylla formkröfur laga. Þetta getur leitt til þess að kostnaði fyrirtækis verði hafnað og þannig fái fyrirtæki ekki endurgreiddan innskatt auk þess sem skattbyrði eykst.
Skrifað af:
Jónasi Yngva Ásgrímssyni
Viðskiptafræðingi